8 דרכים להדפיס באופן מאובטח

בסביבת העבודה המודרנית, פתרונות להדפסה מאובטחת הם דרישה חיונית. השאיפה לפתרונות עבור סביבות עבודה היברידיות ופתרונות ניידים טובים יותר ממשיכה להטיל דרישות על האבטחה של רשתות ושל המכשירים המתחברים אליהן – כולל מדפסות.

להדפסה של חשבוניות, לצילום חוזים או לסריקה של מסמכים רגישים – מדפסות רב-תכליתיות ממשיכות להוות מוקד מרכזי במשרד. בנגישות למספר רב של משתמשים במספר רב של אתרים יש נוחות רבה לעסק, אך במקביל היא טומנת בחובה גם סיכונים מוגברים בתחום אבטחת הסייבר.

אז, איך ניתן להפיק תדפיסים כשהדבר נדרש, אך גם להגן על מידע סודי ובאופן כללי לאבטח נתונים במערכת?

כפי שמסביר זובאיר ראחים, מומחה לשיווק מוצרים ב-Canon אירופה, מדפסות Canon MAXIFY ו-PIXMA החדישות ביותר כוללות מגוון של פונקציות להדפסה מאובטחת. לדבריו, "משתמשי מדפסות מסדרת MAXIFY GX כמו דגם GX4040 ודגם GX3040 למשרד הביתי, או דגם GX5040, GX6040 ודגם GX7040 למשרדים קטנים ייהנו לא רק מתפוקה גבוהה, אלא גם מאבטחה ברמה גבוהה".

הצורך בהתאמה לדרישות GDPR ותקנות אחרות להגנת נתונים ברחבי העולם מחייב עסקים להבטיח את האבטחה והפרטיות של מידע אישי. בהקשר זה מדפסות יוצרות פגיעות פוטנציאלית בשל הסכנה של גישה לא מורשית לנתונים סודיים. אף כי הגנה על נתונים תלויה יותר בתהליכים המופעלים בעסק ופחות בחומרה, במדפסות החדישות ביותר של Canon כללנו מספר פונקציות המשפרות את אבטחת ההדפסה ומצמצמות את הסיכוי לחריגה מדרישות הגנת הנתונים.

כאן אנו מציגים בהבלטה את הפעולות העיקריות שניתן לנקוט כדי להבטיח הדפסה מאובטחת ולהגן על מסמכים רגישים.

• הדפסה מאובטחת מהענן וסריקה מאובטחת לענן באמצעות Cloud Link
• הגדרת סיסמת מנהל מערכת
• איך להפיק את המיטב מ-Remote UI
• פיקוח על יומן העבודות
• הידוק האבטחה בעזרת עדכוני קושחה אוטומטיים
• הפעלת תזכורת מסמך מקור
• הוספת סימן מים בעזרת הדפסת חותמת/רקע
• הדפסה מאובטחת עם הצפנת TLS 1.3

השמירה של נתונים רגישים במחשב שולחני או נייד כרוכה במספר רב של סיכונים. מכשיר עלול להיגנב או להיפרץ ולפעמים קורות תקלות חומרה באמצעי אחסון הנתונים. אחסון של נתונים ומסמכים בענן מוסיף שכבה של הגנה ומאפשר להדפיס באופן מאובטח מהענן ולסרוק באופן מאובטח לשירותי ענן פופולריים באמצעות Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

"ניתן לגשת אל Cloud Link דרך מסך המדפסת (אם זו מדפסת עם מסך) או באמצעות אפליקציית Canon PRINT בטלפון חכם", מסביר זובאיר. "ארגונים יכולים לנהל מסמכים באופן מרכזי באמצעות חשבון משותף בשירותים כמו Google Drive™‎,‏ Dropbox™‎‏ ו-Microsoft OneDrive®‎, דבר שמבטל את הצורך להחזיק מספר רב של עותקים באחסון מקומי."

בנוסף, Google Classroom™‎ מוטמע עכשיו ב-Cloud Link, לכן מורים ותלמידים יכולים להדפיס מסמכים משותפים ולסרוק היישר אל תיקייה ב-Google Drive היישר מהמדפסת.

אפשרות פשוטה ונוחה היא זו של הגדרת סיסמת מנהל מערכת כדי להגביל גישה לא מורשית למדפסות Canon MAXIFY ומדפסות PIXMA המחוברות לרשת. מנהל מערכת יכול להגדיר עד 20 משתמשים מורשים במדפסת ולהקצות לכל אחד מהם סיסמה נפרדת. ללא הסיסמה, המסך נשאר נעול. דבר זה מסייע להבטיח שרק אנשים מורשים יוכלו להשתמש במדפסת או לשנות את הגדרותיה. "זוהי תכונת אבטחה שימושית במיוחד למדפסות שמוצבות במרחבים ציבוריים", מסביר זובאיר. "המשמעות היא שניתן לקבוע את הגדרות ה-Wi-Fi וה-LAN ולנעול הכל בעזרת סיסמת מנהל מערכת.

"אפשר גם לשלוט במה שהמשתמשים יורשו לבצע. לדוגמה, ניתן להגביל את הצילום של מסמכים לשחור-לבן בלבד, או להגביל פונקציות סריקה דוגמת סריקה לכונן USB (אם רלוונטי) או גישה לענן דרך מסך המדפסת."

מלבד פונקציות ההדפסה המאובטחת במדפסת עצמה, ניתן לנהל את המכשיר ואת המשתמשים מרחוק, בעזרת Remote UI, ממשק המשתמש המרוחק של Canon.

הגישה אל Remote UI אפשרית ישירות דרך דפדפן אינטרנט, או באמצעות אפליקציית Canon PRINT. הממשק המרוחק מאפשר לקבוע הגדרות מדפסת, להריץ משימות תחזוקה וחשוב במיוחד: להחליף סיסמאות, להגביל גישה ולהגדיר את פרוטוקולי אימות ההבטחה במדפסת.

"ניתן לנהל את כל הפרוטוקולים האלה באמצעות Remote UI" מוסיף זובאיר. "ניתן לשנות גם את הגדרות AirPrint ו-Bonjour ואת האופן שבו המשתמשים יוכלו לקבל גישה למדפסת. זוהי אפשרות שימושית כאשר מדובר במיקום קבוע, כמו משרד או בית, כדי לאפשר רק למשתמשים באותו מיקום להפעיל את המדפסת: אפשר להגביל גישת IP ולאפשר רק לכתובות IP מוכרות ומהימנות להתחבר אל המכשיר."

אם אתה מנהל המערכת או המשתמש הראשי במדפסת ועולה בך חשד שמישהו משתמש לרעה במכשיר או ניגש אליו ללא הרשאה, ניתן לאתר זאת באמצעות יומן העבודות של המדפסת.

"פשוט מאוד להוציא תדפיס של היסטוריית העבודות ולזהות התנהגויות הדפסה חריגות", מסביר זובאיר. "כך שאם מתגלה כמות חריגה של עבודות הדפסה, או שהדפסות מתבצעות בשעות שבהן ידוע לך שאף אחד לא היה אמור להשתמש במדפסת, אזי (בהנחה שהוגדרה סיסמת מנהל מערכת) ניתן להיכנס אל יומן העבודות דרך מסך המדפסת, במדפסות עם מסך."

עדכון הקושחה בטלפונים חכמים, בטאבלטים ובמחשבים שולחניים הוא חלק שגרתי מהחיים המודרניים וגם למדפסות יש לעתים עדכונים שונים.

בעבר, היה על המשתמש לפעול לפי ההנחיות שבמסך כדי להתקין את הקושחה העדכנית ביותר או כדי לבדוק את גרסת הקושחה במכשיר עצמו. היה אפשר גם לעדכן באופן ידני בעזרת Remote UI או לבדוק באתר התמיכה של Canon כדי לברר אם יצאה גרסה חדשה.

"עכשיו, בחלק מהמדפסות החדישות ביותר, כמו ה-Canon MAXIFY GX3040 וה-Canon MAXIFY GX4040, יש עדכוני קושחה אוטומטיים", מדגיש זובאיר. "הדגמים האלה מבטיחים שתמיד יותקן העדכון החדש ביותר."

כאשר משתמשים בפונקציית הסריקה או הצילום במדפסת רב-תכליתית, היכולת להגן על מידע רגיש היא שיקול חשוב. לדוגמה, קל מאוד לשכוח מסמך על משטח הזכוכית, ואז אדם לא מורשה עלול למצוא אותו בהמשך.

כדי להתמודד עם בעיה זו, יש ברבות מהמדפסות הרב-שימושיות החדשות של Canon אפשרות להגדיר תזכורת להוצאת מסמכי מקור מהמדפסת.

"כאשר הפונקציה הזאת מופעלת", מסביר זובאיר, "המדפסת מציגה הנחיה במסך וגם משמיעה צליל תזכורת כדקה לאחר שמבצעים סריקה או צילום, כדי להזכיר למשתמש לקחת את המסמך שהושאר על משטח הזכוכית".

בהדפסה של מסמכים חסויים, הפונקציה להדפסת חותמת/רקע בדגמים שונים של מדפסות מהסדרות Canon PIXMA ו-MAXIFY מספקת תוספת אבטחה.

"זה כמעט כמו סימן מים על המסמך", מסביר זובאיר. "פונקציית החותמת מאפשרת להדפיס מאחורי הנתונים של המסמך עצמו טקסט או חותמת מפת-סיביות בגוון בהיר מאוד. לדוגמה, אפשר לבחור תאריך, שעה או שם משתמש, ובאופן זה להדגיש את האופי הרגיש של המסמך ואף לעקוב אחר ולאתר כל עותק שנעלם."

הגרסה העדכניות ביותר של פרוטוקול ההצפנה Transport Layer Security (או TLS) מהיר ומאובטח יותר כשמדובר לחיבור של מדפסת ונתב. Canon הוסיפה תמיכה ב-TLS 1.3 במדפסות Canon MAXIFY GX4040 ו-GX3040.

"גם הגרסה הקודמת – TLS 1.2 – ממשיכה להיות בטוחה וזה עדיין פרוטוקול ההצפנה הנפוץ ביותר ברשתות", מאשר זובאיר, "אבל אנו מוסיפים את TLS 1.3 למכשירים שלנו כדי להבטיח שיצוידו בהצפנה המשופרת של מכשירים משובחים ומודרניים.

"שלא כמו רבות מפונקציות אבטחת ההדפסה הידניות שיש בדגמי MAXIFY ו-PIXMA, ייתכן שחלק מהמשתמשים כלל לא יבחינו בהצפנת TLS 1.3 להגנה על נתונים, או תמיכה ב-WPA3, תכונות המשפרות הן אתת הקישוריות והן את ההגנה מסיכוני אבטחה ברשת, כמו למשל ציתות וזיוף כתובות IP. אבל אנו מוסיפים את האמצעים האלה ברקע, כדי לוודא שההדפסה תהיה מאובטחת יותר."

בימינו, כאשר כולם מחוברים כל הזמן, חשוב להבטיח הגנה על מידע רגיש. תכונות ופונקציות האבטחה במדפסות Canon יוכלו לסייע לכם להבטיח הדפסה כמה שיותר מאובטחת והגנה על המידע במסמכים המודפסים.



נכתב על-ידי מרקוס הוקינס