אוטומציה אינה תופעה חדשה. מונעים על ידי הצורך בהגדלת הפרודוקטיביות, בני אדם פיתחו טכנולוגיות לביצוע משימות ללא עזרה. במשך מאות שנים, אוטומציה סייעה לשחרר עובדים ממשימות שגרתיות וחוזרות על עצמן, ממכונות אריגה בקיטור ועד פסי ייצור של מכוניות, כדי להפוך את מקומות העבודה ליעילים יותר. ¹.

אבל בעבודה משרדית, אוטומציה לובשת צורות שונות. עובדי ידע מוסיפים ערך על ידי יצירת מידע ושיתופו – ולכן היכולת לעשות זאת בצורה יעילה יותר מהווה יתרון תחרותי משמעותי.

לאחרונה, ערכנו מחקר שבדק איך תהליכי עבודה משתנים – כולל איך ארגונים מנהלים מסמכים ומידע – ולמדנו כי ארגונים מתחילים להחיל אוטומציה בדרכים מגוונות. זה, בתורו, הביא לתועלות רבות מעבר ליעילות, כגון שיפור חוויית הלקוח ושמירה על אבטחה ותאימות.

עם זאת, ראינו גם שרבים מהעסקים מתקשים להתקדם מצורות בסיסיות של אוטומציה לסוגים מתקדמים יותר. אז שאלנו: למה?

למרות שתעשיית האוטומציה כבר הייתה בתנופה מואצת עוד לפני המגפה, השנים האחרונות חוו עלייה בשימוש בה, כאשר שוק האוטומציה של תהליכים עסקיים ברחבי העולם גדל מ־5.1 מיליארד דולר בשנת 2016 ל־12.7 מיליארד דולר בשנת 2021 ² . המגפה האיצה את התהליך הזה משום שדחפה עסקים רבים לדיגיטציה של תחומים נרחבים בפעילותם³ . למעשה, על פי חברת מקינזי (McKinsey), אימוץ הטכנולוגיה התרחש בקצב מהיר פי 25 לעומת התקופה שלפני המגפה ⁴.

והתוצאה? עסקים עשו צעדים משמעותיים באוטומציה של פונקציות עסקיות שבעבר התעלמו מהן, כגון שירות לקוחות, משאבי אנוש ועיבוד חשבוניות, הכוללות תהליכים חוזרים ונשנים שמתאימים במיוחד לאוטומציה, גם אם ארגונים רבים לא יכלו לתת להם עדיפות קודם לכן.

מקינזי מצאה גם שבעקבות ההתקדמות הזו, חל שינוי בגישה – משימוש באוטומציה ככלי להפחתת עלויות, למיקוד בהשגת יתרון תחרותי⁵ . ככל שהאוטומציה מתקדמת יותר ומיושמת בתהליכים עסקיים מורכבים יותר, היא מספקת יתרונות אסטרטגיים משמעותיים יותר.

המחקר שלנו כלל פנייה למקבלי החלטות בתחום ה-IT (ITDMs) כדי לשמוע על ניסיונם עם אוטומציה. מתשובותיהם, זיהינו שלושה תחומים עיקריים שבהם הם ראו יתרונות באופן עקבי:

פרודוקטיביות היא אחד היתרונות הנפוצים ביותר הקשורים לאוטומציה, והמחקר שלנו אישר זאת. 37% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT אמרו שהפרודוקטיביות מאפשרת לצוותים לעבוד ביעילות רבה יותר, זהו יתרון שהופך ליתרון המוביל.

32% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT גילו שההשקעה שלהם באוטומציה הקלה עליהם לנהל את העניינים הקשורים לעמידה בתקנים ולהגנה על מידע קריטי.

34% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT ששוחחנו איתם אמרו שהאוטומציה סייעה להם לשפר את חווית הלקוח – אחד משלושת היתרונות המובילים.

ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT ברור שהם מרוצים מהאוטומציה שכבר יש ברשותם. אבל האם ישנם תחומים שבהם הם יכולים להחיל אוטומציה באופן רחב יותר כדי להביא יותר יתרונות לארגונים שלהם?

הגנת מידע היא דאגה תמידית עבור מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT, ובשל גידול בדרכי עבודה וירטואליות והיברידיות, קשה יותר לארגונים לעקוב אחרי התנהגות העובדים. 36% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT אמרו שהם יודעים או מאמינים שעובדים לא מקפידים על תהליכי עמידה בתקנים – ולכן אין זה מפתיע שהם כבר משקיעים בטכנולוגיות לניהול מסמכים דיגיטליים כדי להשיג נראות ובקרה טובות יותר על איך המידע זורם בארגון שלהם.

לדוגמה, 53% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT העמידו מנגנוני הרשאות גישה אוטומטיות, מה שמבטיח שעובדים לא מוסמכים לא יוכלו לגשת למסמכים רגישים. 51% הטמיעו מסגרות זמן אחסון מוחלות אוטומטית כדי להבטיח שמסמכים רגישים יימחקו בהתאם ל-GDPR.

בסך הכל, כמחצית ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT אומרים שהם יישמו כל אחת מההזדמנויות הפוטנציאליות לניהול מסמכים דיגיטליים ששאלנו עליהן.

כשהסתכלנו על יישומים מורכבים יותר המכסים זרימות עבודה שלמות, הבנו שהאימוץ של מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT בשלב הזה של האוטומציה נמוך באופן משמעותי. חשוב לציין, שאלה סוגי האוטומציה המשפיעים ביותר, שיכולים לשנות את חוויית העובדים והלקוחות.

לדוגמה, רק 29% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT ביצעו אוטומציה של התקשורת עם הלקוחות שלהם – ורק 30% מצליחים לספק עדכוני מצב אוטומטיים ללקוחות למיניהם.

אז מה לא עובד – ואיך יכולים מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT לגשר על הפער כדי לוודא שהם לא יישארו מאחור?

הצגת אוטומציה של זרימת עבודה היא פשוט מורכבת יותר. אבל במהלך המחקר שלנו, התברר שיישום אוטומציה מקיפה כזו יכול להיות מאתגר מסיבה ספציפית נוספת – בעיות תאימות בין טכנולוגיה חדשה לבין טכנולוגיה קיימת. לכן, כשמקבלי ההחלטות בתחום ה-IT בוחרים טכנולוגיה חדשה, הם מציינים את התאמתה לתשתית ה-IT הקיימת בארגון כגורם החשוב ביותר בשיקוליהם.

כאשר יש בנמצא ארגונים המפעילים מערכות אקולוגיות טכנולוגיות מורכבות יותר ויותר, אין זה מפתיע שעדכונים וחדשנות אינם קלים. המחקר שלנו מצא ש־27% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT חוו עיכובים במהלך הטמעת הטכנולוגיה הגדולה האחרונה שלהם, ו־23% התקינו את הטכנולוגיה אך מצאו שהפונקציונליות לא התאימה למטרה. מה שהיה אמור להפוך את העסק ליעיל יותר בניהול מידע, יכול, אם לא מטפלים בו נכון, להשפיע ההפך ולהוביל לבעיות נוספות.

במקרים רבים, בחירת השותף הנכון במהלך יישום טכנולוגיה חדשה היא ההבדל בין הצלחה לכישלון. המחקר שלנו הראה כי שיתוף פעולה עם שותף לא מתאים עלול להחמיר את אתגרי התאימות. לכן, בחירת שותף עם ניסיון בהשתלבות ובתיאום פתרונות יכולה לעזור למקבלי ההחלטות בתחום ה-IT למזער כל שיבוש וחוסר ודאות.

ראינו שהגברת הבשלות הדיגיטלית מעניקה לעסקים את אבני הבניין הדרושות כדי להיות גמישים יותר. אוטומציה היא חלק מהותי במסע הזה, אשר משפרת את חוויית העובדים והלקוח כאחד, ומספקת למקבלי ההחלטות בתחום ה-IT בקרה ויכולת תצפית על המידע בארגונים שלהם כמו שמעולם לא הייתה להם.

אבל כדי למצות את הפוטנציאל של האוטומציה, עסקים צריכים להיות מוכנים לבנות תכנית לצמיחה שעוקפת את מכשולי התאימות. ובאמצעות מציאת השותף הנכון, התנועה המתמשכת לעבר עתיד אוטומטי הופכת הרבה פחות מאיימת.

הורד את הדוח שלנו עכשיו כדי לגלות את האתגרים שעומדים בפני מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT היום, כיצד עומדת הבשלות הדיגיטלית של העסק שלך, והתחומים בהם תוכל להשקיע כדי לבנות אסטרטגיית אוטומציה מעשית.