ארבעת הטיפים המובילים שלנו לפריסה חלקה של טכנולוגיית ניהול מידע

ההחלטה להשקיע בטכנולוגיה חדשה כדי לשפר את זרימת המידע ברחבי הארגון היא דבר אחד. ליישם אותה בהצלחה תוך מזעור שיבושים ושמירה על עלויות נמוכות – זה כבר אתגר אחר לגמרי.

חשוב לעשות זאת נכון, משום שיישומי טכנולוגיה כושלים מגיעים לכותרות – בין אם מדובר במערכת רישום החולים של ה-NHS שננטשה ותוארה כ"כישלון ה-IT הגדול ביותר שנראה אי פעם"¹ או מערכת האוטומציה למחסנים של סיינסבורי (Sainsbury), שנכשלה וננטשה לאחר מכן בעלות של 150 מיליון ליש"ט² .

המחקר החדש שלנו סקר אלפי מקבלי החלטות בתחום ה-IT (ITDMs) כדי להבין כיצד תהליכים עסקיים משתנים ומתפתחים. המחקר הראה שבמהלך יישום טכנולוגיות חדשות, התאימות לארכיטקטורה הקיימת נבחרה כאתגר מספר אחת שבו נתקלים מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT.

בעיות אלו עלולות להיות הרסניות עבור פרויקט טכנולוגי חדש, במיוחד בתקופה שבה עסקים רבים שואפים להגביר את הבשלות הדיגיטלית שלהם. אפילו גילינו ש-10% מהמשיבים נאלצו לנטוש יישום לחלוטין במהלך השנים האחרונות.

במאמר זה, נציג ארבעה תחומים שמקבלי החלטות בתחום ה-IT צריכים לשקול כאשר מיישמים טכנולוגיה חדשה. עשיית הדברים הללו נכון מציעה הזדמנות להשקה חלקה ומתגמלת יותר, כך שעסקים יוכלו להתחיל לראות את היתרונות של המערכות החדשות שלהם.

כחלק מהמחקר שערכנו לצורך הכנת הדוח, שאלנו את מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT לגבי האתגרים שעימם התמודדו בפעם האחרונה שביצעו הטמעה אסטרטגית של טכנולוגיה. האינטגרציה עם תשתית ה-IT הקיימת שלהם הייתה הבעיה שועלתה בתדירות הגבוהה ביותר, בהיקף של 28%.

לכן, כאשר מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT שוקלים השקעה חדשה, התאימות צצה כגורם החשוב ביותר במהלך תהליך הרכש – אפילו יותר מיכולות הטכנולוגיה עצמה.

אבל בהתחשב בזמן, בעלות ובאתגרים הכרוכים בהשקה של פתרונות חדשים לחלוטין, העצה שלנו היא לגשת לרכש בצורה אסטרטגית, תוך מתן עדיפות לטכנולוגיות ניתנות להרחבה המאפשרות להוסיף יכולות נוספות ככל שהעסק מתפתח, ללא יישומים חדשים ומשמעותיים.

שאלנו את מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT על רמת התמיכה שהם קיבלו במהלך היישום הטכנולוגי הגדול האחרון שלהם. 61% אמרו שהם השתמשו בספק צד שלישי בצורה כלשהי.

מעניין שלא כל העסקים נוקטים באותה גישה כאשר הם מחפשים סיוע מבחוץ. 34% מחפשים רמת תמיכה בסיסית שתעניק להם את הביטחון לנהל את המשימה בעצמם. 35% מחפשים שותפות שיתופית שבה האחריות על הפרויקט משותפת. ולבסוף, 30% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT מעדיפים לעבוד עם שותף שלוקח על עצמו את כל האחריות על הפרויקט מתחילתו ועד סופו.

זה באמת תלוי בצרכים וביכולות של הארגון. ארגונים גדולים עם למעלה מ-5,000 עובדים נוטים לבחור בשיתוף פעולה מלא, ואין זה מפתיע בהתחשב במורכבות הטמעת טכנולוגיה חדשה בארגונים בסדר גודל כזה.

המסקנה המרכזית היא שאין אסטרטגיה אחת שמתאימה לכולם – כל עסק צריך לשקול איפה טמונות החוזקות והחולשות שלו לפני שהוא נשען על תמיכה מבחוץ.

הבחירה הנכונה עבורך תלויה בעדיפויות של הארגון שלך.

לדוגמה, המחקר שלנו הראה שעסקים שניהלו את הטמעת הטכנולוגיה הגדולה האחרונה שלהם באופן עצמאי דיווחו על הכי פחות בעיות תאימות ועיכובים - כך שאם מהירות היא העדיפות העליונה שלך, ייתכן שזו האפשרות הטובה ביותר. עם זאת, יש לכך גם מחיר – פחות תמיכה שוטפת, כאשר חמישית מהנשאלים הרגישו שקיים חוסר בתקשורת עם הספקים, ואחד מכל שבעה דיווח על מחסור בתמיכה לאחר המכירה.

מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT שבחרו בשיתוף פעולה מלא עם ספק צד שלישי היו בעלי סבירות גבוהה יותר לדווח שלא נתקלו באתגרים כלל (21%). בחירה במסלול זה גם הביאה לתמיכה טובה יותר לאחר המכירה ולתקשורת יעילה יותר, ובעיקר – רק 5% נאלצו לנטוש את הפרויקט, קרי כמעט חצי משיעור הנטישה בפרויקטים שיושמו בתוך החברה. חיסרון אחד שהמחקר שלנו הצביע עליו היה עלייה קלה בשיעור בעיות הפונקציונליות.

מה שברור הוא שניסיון לנקוט בגישה מעורבת לתמיכה – למשל, כאשר ספק חיצוני אחראי בשלב ההתחלתי והארגון מבצע את היישום בפועל בעצמו, או להפך – עלול ליצור בעיות ולהוביל לקשיים מיותרים. למעלה מ-90% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT שנקטו בגישה הזו דיווחו על אתגרים, ובאופן משמעותי יותר מהם נאלצו לנטוש את הפרויקט. גישה זו גם הובילה לשיעורים גבוהים יותר של בעיות, כגון טכנולוגיה שאינה מתאימה לצרכים או שיעור נמוך של אימוץ המערכות החדשות על ידי העובדים.

מה שיהיה ברור לכל מקבל החלטות בתחום ה-IT שהתמודד עם אתגרים כאלה הוא שלא כל השותפים שווים.

בחירת השותף הנכון ליישום טכנולוגי משמעותי אינה החלטה פשוטה. יש הרבה שתלוי בזה.

שותף טוב יכול לעבוד עם מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT ועם מחלקות שונות בעסק כדי למזער חלק מהסיכונים הקשורים בתאימות ולוחות זמנים בפרויקטים גדולים ומורכבים. אבל גם ההפך הוא הנכון. כפי שראינו, שיתופי פעולה מלאים עלולים דווקא להחריף בעיות של תאימות ועיכובים.

מה זה אומר לנו? חשוב שמקבלי ההחלטות בתחום ה-IT יעבדו עם שותף בעל ידע מעמיק בתחום אינטגרציית פתרונות ועם מומחיות בטכנולוגיה שמקבלי ההחלטות בתחום ה-IT מעוניינים לאמץ. השותפים הפוטנציאליים צריכים להיות מסוגלים להביא פתרונות שונים יחד בצורה מסודרת, ולתאם את הפתרונות כך שיעבדו בהרמוניה.

יישום מוצלח דורש גם הבנה מעמיקה של תהליכים עסקיים - במיוחד כיצד מסמכים ומידע מעובדים בארגון - על מנת להסיר כל חיכוך מהתהליך.

בסופו של דבר, השותף הטוב ביותר צריך להשרות ביטחון, כך שמקבלי ההחלטות בתחום ה-IT יוכלו להתחייב בלב שלם לעתיד אוטומטי, ולהפיק תועלת משיפור האבטחה והציות, הגברת הפרודוקטיביות, וחווית לקוח יוצאת דופן.

אין פתרונות מיידיים שיכולים לפשט את יישום הטכנולוגיות החדשות. מטבעו, מדובר בתהליך מאתגר, כאשר בעיות תאימות יוצרות דאגה מתמשכת.

אבל עסקים שכבר בשלים דיגיטלית, עם תרבות ארגונית המקבלת טכנולוגיה חדשה ורעיונות חדשים, סיכוייהם להצליח גבוהים יותר. אם מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT מתכוננים לעתיד, מגייסים את התמיכה שהם זקוקים לה, ומוצאים שותף שמסוגל להציע את התמיכה הנכונה, הם יהיו בעלי הסיכוי הטוב ביותר להשקה מוצלחת שתניב יתרונות לאורך שנים רבות עבור הארגון שלהם.

ב-Canon, יש לנו מעל 30 שנות ניסיון בהנדסת תהליכים עסקיים, וכן ביישום ובתיאום של פתרונות. כבר סייענו ליותר מ־2,700 לקוחות ברחבי אירופה בשיפור ניהול המידע שלהם. ואנחנו מתמחים בהיפר-אוטומציה של זרימות עבודה ובניהול מסמכים דיגיטלי – כך שלא משנה באיזה שלב אתה נמצא במסע ניהול המידע שלך, אנחנו מוכנים לעזור לך לעבור לשלב הבא.

הורד את הדוח שלנו עכשיו כדי לגלות עוד על המכשולים הנפוצים שעסקים נתקלים בהם במהלך השקת טכנולוגיות – וכיצד ארגונים רותמים טכנולוגיות כמו אוטומציה לניהול מידע טוב יותר.