זוהי אחת הסיבות לכך שהגנת מידע מקבלת מקום גבוה יותר בסדר היום של מוסדות, ממשלות וארגונים ברחבי אירופה משנה לשנה. היקף האיום התפשט באופן אקספוננציאלי.

דו"ח המחקר החדש שלנו לניהול מידע מצא כי מקבלי החלטות בתחום ה-IT (מנהלי IT) חווים הפרות תכופות של אבטחה ותאימות, ולראיה ארבעה מתוך חמישה דיווחו על בעיות אבטחה בשנה האחרונה. זאת על אף שיותר זמן הוקדש לאבטחת מידע ולתאימות מאשר לפני המגיפה.

הדבר מעלה את השאלה: האם אלו המעורבים במשימה היומיומית של הגנה על מידע ושמירה על תאימות לחוקים בארגונים שונים נתפסו לא מוכנים?

במאמר זה, נבחן את הסיבות לכך שתפקיד מקבלי החלטות בתחום ה-IT (ITDM) הפך לקשה יותר – וכיצד אוטומציה תקל על מקבלי ההחלטות לנהל את אבטחת המידע והתאימות.

פשעי סייבר הם עסק רווחי. ההערכות הן כי פשעי סייבר יעלו לעולם 9.5 טריליון דולר בשנת 2024, בעוד שבשנת 2015 הסכום עמד רק 3 טריליון דולר.¹. בשנים האחרונות, הדיגיטציה המהירה תרמה לכך, שכן יותר פעילות של ארגונים - כגון משאבי אנוש ודיווח כספי - עוברת לאינטרנט.

כדי להתמודד עם הבעיה, האיחוד האירופי מציג מסגרות רגולטוריות חדשות. לדוגמה, הנחיית NIS2 תכניס יותר תעשיות תחת תחום החקיקה הקיימת², ותדרוש מארגונים רבים יותר ברחבי אירופה להפגין סטנדרטים גבוהים יותר של תאימות.

זהו איננו תחום שהעסקים יכולים להרשות לעצמם להתעלם ממנו. בשנת 2023, הוטלו קנסות בסכום של כ-2.1 מיליארד אירו באיחוד האירופי בשל הפרות של רגולציית הגנת המידע הכללית (GDPR).³.

ברמה הארגונית, שמירה על תאימות לתקנות מורכבת יותר, שכן ההתפשטות של עבודה היברידית ומרחוק גורמת לכך שיותר נתונים רגישים יוצאים מגבולות המשרד.

לכן, אין זה מפתיע שבסקר שערכנו בקרב מקבלי החלטות בתחום ה-IT, אבטחה סומנה כאתגר מרכזי, כאשר 60% הציבו אותה בין שלושת האתגרים המובילים שלהם. נושא האבטחה גוזל חלק גדול מהאנרגיה שלהם: חצי ממקבלי החלטות ה-IT אמרו לנו שאבטחת מידע תופסת חלק משמעותי מהזמן שלהם ביום-יום.

כאשר אנו בוחנים את נקודות הכאב הספציפיות של מקבלי החלטות בתחום ה-IT בנוגע לאבטחת מידע ולתאימות, ברור שדפוסי עבודה היברידיים ועבודה מרחוק שיבשו את יכולתם של ארגונים להגן על המידע הקריטי שלהם.

בעתיד הנראה לעין, סביבות עבודה היברידיות יהיו הנורמה עבור רוב הארגונים שמבוססים על עבודה משרדית. 74% מאנשי המקצוע באירופה צופים שעבודה מרחוק תהפוך לסטנדרט⁴.

אבל עבור מקבלי החלטות בתחום ה-IT, זוהי בעיה מטרידה. הם לא יודעים אם העובדים משתמשים במכשירים האישיים שלהם כדי לטפל בנתונים רגישים. הם לא יכולים לדעת אילו מסמכים משותפים, ועם מי. בקיצור, אין להם את הנראות והשליטה שהם צריכים.

כששאלנו מקבלי החלטות בתחום ה-IT כיצד הם מתכננים לשפר את סביבות העבודה ההיברידיות שלהם, 43% רצו שיפור בנראות לגבי שימוש בתוכנה של עובדים, ו-42% רצו יותר שליטה על איך העובדים מתמודדים עם תהליכי תאימות.

קיים רצון ברור לפתרונות מעשיים לאבטחת מידע ולתאימות שמתאימים לצרכים של הארגונים כיום.

הדו"ח שלנו מראה כי רבים ממקבלי החלטות בתחום ה-IT נוקטים בצעדים קונקרטיים כדי להגדיל את חוסן הסייבר של הארגונים שלהם ולפשט את המעקב אחר תאימות. הדבר מאשר את העצה שלנו ללקוחותינו - שהדרך לנראות ולבקרה טובות יותר עוברת דרך אוטומציה.

תהליכי תאימות ידניים מסתמכים על כך שעובדים זוכרים מתי הם ניגשים למידע, עורכים, משתפים או מוחקים אותו. תהליכים אלה יכולים להיות מועדים לטעויות, ולא תמיד קל להוכיח אותן במהלך ביקורת. בהתאם לכך, 36% ממקבלי החלטות בתחום ה-IT אומרים שהם חושדים שעובדים לא תמיד פועלים לפי כללי התאימות או מודעים לכך.

על ידי אוטומציה של היבטים מסוימים של טיפול במידע באמצעות ניהול מסמכים דיגיטלי, מקבלי החלטות בתחום ה-IT יכולים לעקוב בקלות אחר תנועת מסמך ברחבי הארגון שלהם. הדבר מבטיח שהמידע יזרום בצורה שוטפת ומאובטחת, ללא סכנה שהוא יגיע לתיבת דואר שגויה.

ל-53% ממקבלי החלטות בתחום ה-IT כבר יש הרשאות גישה אוטומטיות, שמבטיחות שעובדים לא מוסמכים לא יוכלו לגשת למסמכים רגישים. 51% הטמיעו מסגרות זמן אחסון מוחלות אוטומטית כדי להבטיח שמסמכים רגישים יימחקו בהתאם ל-GDPR.

עם זאת, עדיין יש דרך ארוכה לעבור. כששאלנו את מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT אילו תהליכים הם הטמיעו לניהול פעולות מסמכים ספציפיות, החל מזכויות גישה ועד אינדוקס, אפילו התהליכים הנפוצים ביותר הוטמעו רק על ידי כמחצית מהארגונים שנסקרו.

אין זו שאלה של חוסר רצון מצד מקבלי החלטות בתחום ה-IT להתקדם במסע האוטומציה שלהם. הערך של האוטומציה ברור לכל מי שמאמץ אותה, שכן כמעט כל מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT שיש להם לפחות תהליך אוטומטי אחד מדווחים שראו בכך תועלת.

עם זאת, כפי שהודגם בדו"ח שלנו, ישנם מכשולים משמעותיים בין השלבים הראשונים של אימוץ אוטומציה לבין אוטומציה מתקדמת של זרימות עבודה. ההתמודדות עם האתגרים הללו היא שתפתח את הגל הבא של האוטומציה.

קצב השינויים הטכנולוגיים בשנים האחרונות היה מדהים. תפקיד מקבלי החלטות בתחום ה-IT רווי בהזדמנויות, ומציע להם את ההזדמנות להוביל את הארגונים שלהם לחזית עידן האוטומציה.

אם מסתכלים על כך מזווית זו, אתגרי אבטחת המידע שמקבלי החלטות בתחום ה-IT מתמודדים איתם עשויים להיות הזרז הנדרש להאצת אימוץ רחב יותר של אוטומציה, מה שיביא לשינוי באופן שבו ארגונים מעבדים מידע.

כלי ניהול המידע של העתיד כבר כאן. אבל יש עוד דרך ארוכה לפני שרוב הארגונים יוכלו להשתמש בהם בביטחון כדי להאיץ את הפעילות שלהם ולהוסיף ערך חדש.

כדי להבטיח את עתיד ארגוניהם ולקבוע אמצעי אבטחה ותאימות חזקים לשנים הבאות, מקבלי החלטות בתחום ה-IT צריכים לאמץ אוטומציה ולהתקדם עוד במסע הבשלות הדיגיטלית שלהם – וכדי לעשות זאת, עליהם להביא את השותף הנכון.

הורד עכשיו את הדוח שלנו כדי לראות את אתגרי אבטחת המידע והתאימות הנפוצים ביותר ולגלות מדוע רוב הארגונים לא מממשים את הפוטנציאל של האוטומציה שלהם.