הסרת הגורם האנושי מתהליכי תאימות
הדו"ח שלנו מראה כי רבים ממקבלי החלטות בתחום ה-IT נוקטים בצעדים קונקרטיים כדי להגדיל את חוסן הסייבר של הארגונים שלהם ולפשט את המעקב אחר תאימות. הדבר מאשר את העצה שלנו ללקוחותינו - שהדרך לנראות ולבקרה טובות יותר עוברת דרך אוטומציה.
תהליכי תאימות ידניים מסתמכים על כך שעובדים זוכרים מתי הם ניגשים למידע, עורכים, משתפים או מוחקים אותו. תהליכים אלה יכולים להיות מועדים לטעויות, ולא תמיד קל להוכיח אותן במהלך ביקורת. בהתאם לכך, 36% ממקבלי החלטות בתחום ה-IT אומרים שהם חושדים שעובדים לא תמיד פועלים לפי כללי התאימות או מודעים לכך.
על ידי אוטומציה של היבטים מסוימים של טיפול במידע באמצעות ניהול מסמכים דיגיטלי, מקבלי החלטות בתחום ה-IT יכולים לעקוב בקלות אחר תנועת מסמך ברחבי הארגון שלהם. הדבר מבטיח שהמידע יזרום בצורה שוטפת ומאובטחת, ללא סכנה שהוא יגיע לתיבת דואר שגויה.
ל-53% ממקבלי החלטות בתחום ה-IT כבר יש הרשאות גישה אוטומטיות, שמבטיחות שעובדים לא מוסמכים לא יוכלו לגשת למסמכים רגישים. 51% הטמיעו מסגרות זמן אחסון מוחלות אוטומטית כדי להבטיח שמסמכים רגישים יימחקו בהתאם ל-GDPR.
עם זאת, עדיין יש דרך ארוכה לעבור. כששאלנו את מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT אילו תהליכים הם הטמיעו לניהול פעולות מסמכים ספציפיות, החל מזכויות גישה ועד אינדוקס, אפילו התהליכים הנפוצים ביותר הוטמעו רק על ידי כמחצית מהארגונים שנסקרו.
אין זו שאלה של חוסר רצון מצד מקבלי החלטות בתחום ה-IT להתקדם במסע האוטומציה שלהם. הערך של האוטומציה ברור לכל מי שמאמץ אותה, שכן כמעט כל מקבלי ההחלטות בתחום ה-IT שיש להם לפחות תהליך אוטומטי אחד מדווחים שראו בכך תועלת.
עם זאת, כפי שהודגם בדו"ח שלנו, ישנם מכשולים משמעותיים בין השלבים הראשונים של אימוץ אוטומציה לבין אוטומציה מתקדמת של זרימות עבודה. ההתמודדות עם האתגרים הללו היא שתפתח את הגל הבא של האוטומציה.