מנייר לקדמה: כיצד ניהול מידע חכם יותר במשאבי אנוש יוצר השפעה אסטרטגית

אבל יחד עם כל ההתקדמות הזו, מדוע דרכי העבודה של משאבי האנוש לא עמדו באותו קצב? בקצרה, מדוע כל כך הרבה עובדי משאבי אנוש עדיין נדרשים לצלם חוזים ולהזין נתונים באופן ידני בגיליונות אלקטרוניים כאילו אנחנו בשנת 2005?

גם כאשר השינויים הגדולים במדיניות הגיוס ובדרכי העבודה בעסקים רבים מעמידים את משאבי האנוש במרכז הבמה ומאיצים את האבולוציה שלהם מפונקציית מנהלה לפונקציה בעלת עדיפות אסטרטגית, מחלקות משאבי אנוש רבות ממשיכות להישאר מאחור בשל תהליכים ידניים, זרימות עבודה איטיות ומערכות שאינן משולבות.

למרות ההתקדמות הטכנולוגית במקום העבודה, 48% מאנשי משאבי האנוש מדרגים את ניהול המידע שלהם כבינוני או גרוע¹. רבים מהם מסתמכים עדיין על תהליכים מבוססי נייר, חילופי דוא"ל וגיליונות אלקטרוניים כדי לעקוב אחר רשומות עובדים, תאימות וסקירות ביצועים. חוסר יעילות זה מבזבז זמן, מוסיף סיכונים ומגביל את יכולתם של צוותי משאבי האנוש לספק ערך אסטרטגי.

כדי שצוותי משאבי האנוש יוסיפו את הערך הרב ביותר בעסק המודרני, יש לעבור מבזבוז זמן על השלמת משימות תגובתית, אל חיזוי צורכי העסק. כדי שזה יקרה, צוותי משאבי אנוש זקוקים לכלים שישלימו את הפעולות הניהוליות בצורה היעילה יותר, עם פחות צורך בפיקוח, ויפנו להם בכך זמן לקידום שינויים בארגונים שלהם.

כאשר תהליכי משאבי האנוש לא פועלים, כל הארגון מושפע.

חווית גיוס גרועה, לדוגמה, יכולה להשאיר רושם מתמשך. הרושם יכול להיות חמור, אם אחד מכל ארבעה עובדים מרגיש מאוכזב בתוך שלושת החודשים הראשונים בחברה². מערכות גרועות כרוכות גם בסיכוני תאימות פוטנציאליים, כאשר 31% מהארגונים מודים שאבטחת נתוני משאבי האנוש שלהם אינה מספקת³. דוגמאות כאלה של חוסר יעילות מגבירות את תחלופת העובדים, תורמות לסיכוני ניהול ומונעות ממשאבי האנוש לפעול בהתאם לסדרי עדיפויות אסטרטגיים.

צוותי משאבי האנוש מבלים חמש שעות או יותר בממוצע בשבוע על משימות מנהלה⁴ – ובארגונים גדולים יותר, מספר זה גדול אף יותר. ללא מערכות דיגיטליות יעילות, אנשי משאבי האנוש מבלים יותר זמן במרדף אחר אישורים, מעקב ידני אחר תאימות ועריכת דוחות ידנית, במקום להתמקד באסטרטגיה לגיוס עובדים.

מחלקות משאבי האנוש מטפלות במידע רגיש של העובדים, אך רבות מהן מסתמכות עדיין על גיליונות אלקטרוניים נפרדים, רשומות נייר או מערכות מיושנות. קנסות ה-GDPR לבדם עלו על 2.1 מיליארד אירו ברחבי האיחוד האירופי בשנת 2023‏⁵. ללא מעקב מאובטח אוטומטי אחר התאימות במשאבי האנוש, ארגונים נתונים לסיכון משפטי מוגבר.

צוותי משאבי האנוש מחזיקים בנתונים רבי ערך של כוח האדם, אך לעתים קרובות חסרים להם הכלים לנתח אותם ולפעול בהתאם. כאשר מנהלי משאבי אנוש מבקשים לאמץ גישה אסטרטגית יותר לצוותי ההנהלה הבכירה, הגישה לתובנות בזמן אמת לגבי מגמות עובדים, פערים במיומנויות וסיכוני שימור העובדים תהיה גורם קריטי בהתקדמות מקבלת החלטות תגובתית לקבלת החלטות פרואקטיבית⁶.

ארגונים מובילים מתקדמים לעבר תהליכי משאבי אנוש אוטומטיים ודיגיטליים בראש ובראשונה, אשר מקצרים את זמני הניהול, משפרים את האבטחה ומאפשרים תובנות מבוססות נתונים. באופן כזה, הם רואים יתרונות הרבה מעבר לניהול המסורתי של משאבי אנוש.

צוותי משאבי אנוש המשתמשים באוטומציה מפחיתים באופן דרמטי את עומסי העבודה הניהוליים שלהם. Canon Italy, לדוגמה, יישמה מערכת דיגיטלית פנימית לניהול תיקי משאבי אנוש, וקיצצה את זמן הניהול ב-15% תוך שיפור המעקב אחר תאימות⁷. פונקציונליות כמו פורטלים של משאבי אנוש בשירות עצמי מעניקים לעובדים גישה למדיניות, לבקשת חופשה ולעדכון רשומות ללא התערבות ידנית של משאבי האנוש, ומפחיתה בכך את כמות השאילתות לכדי 50%‏⁸.

מעקב אוטומטי אחר מסמכים, ניטור של התאימות וגישה מאובטחת מבוססת תפקידים למידע משאבי האנוש מפחיתים את סיכוני התאימות והאבטחה באופן משמעותי. כאן נעשתה התקדמות גדולה, כאשר למעלה מ-53% ממנהלי ה-IT מיישמים כבר אמצעי אבטחה אוטומטיים על הרשומות של משאבי האנוש כדי למנוע גישה בלתי מורשית⁹.

צוותי משאבי האנוש משתמשים בשיטות שונות כדי לעקוב אחר נתונים קריטיים של כוח העבודה כמו תחלופת עובדים ומגמות במעורבות. רבות משיטות אלו כוללות עובדי משאבי אנוש שסוקרים באופן ידני מידע ממקורות שונים ומרכזים דוחות מצב. לוחות מחוונים בזמן אמת מספקים גישה מיידית לנתונים אלה, ומאפשרים ניתוח תחזיתי שיעזור למנהלי משאבי האנוש לחזות את צורכי הגיוס, לזהות סיכוני נשירה ולהכין מענה לחוסרים עתידיים בעובדים מיומנים¹⁰.

מעל הכל, משאבי אנוש קשורים לאנשים, לא לתהליכים. הגישה הדיגיטלית בראש ובראשונה משפרת את הקליטה, מעקב הביצועים והנגישות של שירותי משאבי האנוש, ומציעה לעובדים חוויה דיגיטלית חלקה שעונה על כל הציפיות. מחקר של Canon מראה שחברות שחידשו את מערכות משאבי האנוש שלהן ראו עלייה של 25% בשביעות הרצון של העובדים¹¹.

המעבר לדיגיטציה של ניהול המידע יכול להרתיע צוותי משאבי אנוש. הבשורה הטובה היא שהמהפך לא חייב להיות כואב או להתבצע בן לילה. גישה מובנית בשלבים מבטיחה הצלחות מהירות תוך הנחת היסודות לדיגיטציה לטווח הארוך.

1. הערכת חוסרי יעילות נוכחיים – זיהוי צווארי בקבוק בזרימות העבודה של משאבי האנוש והמעקב אחר תאימות.
2. בחירת מערכת ניהול מידע משולבת למשאבי אנוש (HRIS) – הבטחה שהמערכת כוללת תכונות לאוטומציה, ניתוח אנליטי ובקרות גישה מאובטחות.
3. דיגיטציה וניהול מרכזי של רשומות העובדים – מעבר מאחסון מבוסס נייר לאחסון דיגיטלי המבטיח גישה מהירה יותר ואבטחה טובה יותר.
4. אוטומציה של זרימות עבודה מרכזיות במשאבי האנוש – התחלה בתחומים כמו קליטה, מעקב אחר תאימות וניהול ביצועים כדי לראות הצלחות מהירות.
5. שיפור התאימות והאבטחה – יישום מדיניות אוטומטית לשימור מסמכים, ניהול יומני ביקורת וגישה מבוססת תפקידים.
6. תמיכה באימוץ עם הדרכה וניהול שינויים – הקפדה שצוותי ועובדי משאבי האנוש מרגישים בנוח עם השימוש במערכות החדשות.

למנהיגי משאבי האנוש יש הזדמנות ייחודית להגדיר מחדש את תפקידם בעסק. הם אינם נחשבים יותר לאנשי מנהלה בלבד, אלא מובילים אסטרטגיים, מתכנני כוח עבודה ומקבלי החלטות מרכזיים. אבל כדי להיות כאלה, הם זקוקים לכלים דיגיטליים מודרניים שיאפשרו להם להתמקד באנשים, ולא בניירת.

המעבר לניהול מידע חכם אינו רק מהלך של יעילות – זהו שינוי מהותי באופן שבו פועלים משאבי האנוש. חברות שעוברות מודרניזציה ישפרו את חוויית העובד, יגבירו את התאימות ויזכו בתובנות הדרושות להצלחת העסק.

השאלה כבר אינה אם פונקציית משאבי האנוש צריכה לעבור דיגיטציה, אלא כמה מהר הארגון שלך יכול להתקדם.