מבט חדש על פרודוקטיביות, אבטחה ויעילות מונעות-ענן עבור עובדי המשרד של היום

הופעת העבודה ההיברידית הביאה למהפכה שקטה בעסקים רבים. העובדים כיום עובדים לעתים קרובות ממספר מיקומים, כולל המשרד, הבית, חללי העבודה המשותפים או אפילו בזמן נסיעה באמצעות מכשירים ניידים.

יחד עם האימוץ הכמעט אוניברסלי של פתרונות ענן וההטמעה הגוברת של דיגיטציה ואוטומציה, לעובדים יש כעת הזדמנויות חסרות תקדים לעבד מסמכים בדרכים שמתאימות להם.

היכולת להדפיס ממכשירים שונים במיקומים שונים ולסרוק מסמכים סודיים בצורה מאובטחת היא קריטית עבור תהליכים עסקיים יעילים, ומאפשרת תיוק, אחזור ואחסון של מסמכים בארכיון באופן יעיל בלי לפגוע באבטחת המידע.

כמובילי שוק בהדפסה וניהול מסמכים, אנו מכירים בכך שהרגלי הדפסה וסריקה נפוצים במקום העבודה המוצגים על ידי עובדי המשרד לא תמיד מנצלים את מלוא היתרונות של פתרונות הענן הקיימים בארגונים שלהם – כנ"ל לגבי השימוש במלוא היכולות של התקני ההדפסה והסריקה שלהם. המשמעות היא שההשקעות שעסקים ביצעו בטכנולוגיית ענן אינן ממוקסמות.

על ידי ביצוע שינויים פשוטים באופן שבו אנשים מדפיסים וסורקים, ארגונים יכולים להגביר את הפרודוקטיביות, ובכך לחסוך זמן במשימות מייגעות ורפטטיביות תוך שיפור אבטחת המידע והמסמכים. להפוך לארגון יעיל יותר משמעו גם לתמוך בהתקדמות לעבר מטרות הקיימות.

האם אתה מזהה אחד מהאתגרים הללו?

• אתה צריך לנסוע למשרד באופן קבוע כדי להדפיס מסמכים או לספק טפסים חשובים לעיבוד.
• עליך לשלוח מסמכים לכתובת הדוא"ל שלך ולאחר מכן לשתף אותם עם עמיתיך כקבצים מצורפים, או שמסמכים שותפו איתך באותו אופן.
• עליך לאחסן מסמכים שעלולים להיות סודיים, כמו קורות חיים או חוזים, במחשב שלך.
• אתה מתאמץ למצוא מסמך, לזכור איך קראת לו, או היכן אחסנת אותו.
• אתה מוצא את עצמך סורק ערימות של מסמכים באמצעות פונקציית הסריקה הרגילה במדפסת הרב-תכליתית המשרדית שלך, ואז צריך להפריד את הקבצים ולתת להם שם בצורה ידנית ולשמור על שולחן-העבודה שלך.

סריקה לענן משפרת באופן מיידי את ניהול המסמכים מכיוון שמסמכים מועלים אוטומטית למיקום אחסון מרכזי בענן. זה, בתורו, מקל על החיפוש, על הגישה אל המידע ועל השליפה שלו, ומגביר את שיתוף הפעולה מכיוון שצוותים יכולים לגשת בקלות למסמכים סרוקים ולשתף אותם, מכל מקום שבו הם עובדים.

דיווח נוסף מראה שעובדים יכולים לבזבז עד שעתיים ביום בחיפוש אחר מידע, ולמעלה מ-76% מודים שהם שומרים עותקים מקומיים של המסמכים שלהם. מה שמקשה על שיתוף פעולה.

מכיוון שהדיגיטציה מפחיתה את השימוש בנייר, היא גם עוזרת לארגונים להפוך לברי-קיימא יותר, תוך שהיא מציעה חיסכון בעלויות נייר, הדפסה ואחסון פיזי.

לבסוף, אחסון מסמכים רגישים באופן מקומי ושיתוף שלהם באמצעות דואר אלקטרוני עלולים להיות בעלי השלכות קטסטרופליות על ארגון אם האבטחה נפגעת, מכיוון שמספר לא ידוע של עותקי מסמכים מפוזר במכשירים שונים על פני מיקומים שונים.

כדי להתמודד עם הבעיות הללו, המכשירים הרב-תכליתיים עטורי הפרסים של Canon התומכים בענן ובפתרונות קישוריות ענן מן המובילים בשוק מציעים אינטגרציה חלקה עם כל פתרונות האחסון הפופולריים בענן המשמשים כיום בעסקים - כולל OneDrive for Business, SharePoint ו-Teams מ-Microsoft, וכן Google Workspace ו-Dropbox.

פתרונות קישוריות הענן של Canon נותנים מענה למגוון רחב של צרכים במקום העבודה, ותומכים בהתנהגויות הדפסה וסריקה פרודוקטיביות יותר, מרמת המשתמשים הפרטיים ועד לארגונים גדולים:

• Canon Cloud Connector
• פתרון ברמת מתחילים עבור ארגונים קטנים יותר המאפשר הדפסה וסריקה בענן עם משאבי IT מינימליים.
• uniFLOW Essentials
• ללקוחות הזקוקים להדפסה מאובטחת וכן לתכונות נוספות של ניהול מסמכים כמו הנהלת חשבונות, התקנים מרכזיים וניהול משתמשים.
• uniFLOW Online
• פתרון הדפסה וסריקה מבוסס ענן הניתן כחומר ביד היוצר ומספק עבודה היברידית חלקה, מבחר רחב יותר של מכשירים ותמיכת Multi Vendor. הוא גם מעניק אפשרויות סריקה מתקדמות, לרבות סריקת אצווה של מספר מסמכים, ותיוק ומיון של מסמכים על סמך הנתונים שהם מכילים המוכנים לעיבוד נוסף. בסופו של דבר, אין פתרון אחד המתאים לכל קישוריות ענן. הפתרון תלוי בצרכים האישיים של הארגון שלך. אילו תהליכי עבודה יש לך? כמה גדול הארגון שלך? מהם סידורי העבודה ההיברידיים שלך? בין אם מדובר במכשירי הדפסה וסריקה התומכים בענן, בפתרונות או בשירותים, תיק שירותי הפתרונות של Canon לשינוי דיגיטלי יכול לעזור לך לעשות את השימוש הטוב ביותר בהשקעות הקיימות שלך, כולל פתרון אחסון הענן המועדף עליך, כדי להעצים את הפרודוקטיביות ולחזק את אבטחת המידע ברחבי הארגון שלך.